+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения

Акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Уничтожение документов

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Уничтожение документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации.

Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению. В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации 1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения свыше 10 лет должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков.

Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации.

Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения до 10 лет включительно , которые:.

Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке. Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утв.

Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:. Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в приложении 21 :. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в году, могут быть включены:. Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации.

В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения — те разделы сводной номенклатуры дел или их копии , которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только перечни документов 3 , иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК.

Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению см. В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах , один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей ПТУД.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам. Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам в организации, не являющейся источником комплектования.

Служба делопроизводства на основании актов предложений структурных подразделений формирует проект сводного акта о выделении к уничтожению документов организации и готовит его рассмотрение, согласование на заседании ЭК организации. При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.

Установленная Правилами в приложении 21 форма акта в полной мере отражает третий этап экспертизы ценности документов в архиве организации , когда выделяются к уничтожению архивные документы в связи с истечением временных свыше 10 лет сроков их хранения. При этом данная форма применима и для оформления выделения документов к уничтожению в делопроизводстве на этапе подготовки документов и дел к передаче в архив организации. Но в этом случае не все графы табличной части формы подлежат заполнению изымаются графы 4 и 5, выделенные оранжевой заливкой в цитате выше.

Кроме того, может не заполняться часть трафаретного текста об утверждении описей ЭПК архива, если организация не является источником его комплектования. Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения первым руководителем организации и фактического уничтожения документов формируется в дело службы делопроизводства и хранится постоянно по ст.

В конце сводного акта см. Обычно бумажные документы все-таки шредируют или подвергают химической обработке. Вариант закапывания не приветствуется, так как в земле документы хорошо сохраняются, в этом случае, скорее, создается видимость их уничтожения. А сжигание документов теперь запрещено экологическими стандартами серии Гарантированно уничтожить документы, особенно при их небольшом количестве, можно самостоятельно.

Если уничтожением документов занимаются сотрудники вашей организации , то данное действие должно выполняться коллективно, а не одним человеком для избежания попадания якобы уничтоженных документов в чужие руки. Документироваться это может:. Отражение сдачи документов в качестве макулатуры в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Отражение факта уничтожения документов сотрудниками своей организации в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Данные реестры должны составляться на каждое дело, содержать описание документов, включенных в состав электронного дела, их объем в Мб.

Кроме управленческого и методического эффекта, от правильного оформления актов на уничтожение документов есть и практическая польза. Если нормативный срок хранения каких-то дел, документов истек, но они не были включены в связи с этим в акты о выделении их к уничтожению, то формально любая проверка имеет полное право запросить их, потребовать предъявления, копирования и т. Вам придется или предъявлять затребованные документы за весь период деятельности организации, или срочно доказывать актами, почему они отсутствуют в составе документального и архивного фондов.

Не случайно концепция управления документами по ГОСТ Р ИСО предусматривает планомерное регулирование всех процессов работы с документами: начиная с их создания и заканчивая уничтожением. А при отсутствии отдельного подразделения под названием архив корректнее говорить о передаче документов на архивное хранение в службу ДОУ или др.

Вернуться назад. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве п. Дела, сформированные в году, пока остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

Только после составления описей можно выделять документы к уничтожению. Обычно это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?

Компании, оказывающие услуги депозитарного хранения документов, обычно осуществляют и уничтожение выделенных документов, при этом они могут составлять отдельный акт о факте уничтожения. У меня большое количество сброшюрованной документации пластик. Следует ли убирать его при подготовке документации к цничтоженю? По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ.

Подробнее см. В правилах года в акте есть еще строка "Изменения в учетные документы внесены", почему-то в статье ее не прокоментировали, хотелось бы узнать что нужно внести в учетные документы? Регистрация Напомнить пароль. Все поля обязательны. Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Введенные пароли не совпадают. Повторите пароль.

Выберите, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор. Введите логин или Email.

Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Бухгалтерия и налоги Арсенал индивидуального предпринимателя.

Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ. Выделение документов к уничтожению В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации 1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения свыше 10 лет должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков.

В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения до 10 лет включительно , которые: могут быть подвергнуты частичной обработке сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков и могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения. Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом: строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов , когда документы готовятся к передаче в архив организации; устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт в акте отметка ЭПК не оформляется ; каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению , который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения как и описи и передан в службу делопроизводства.

Обратите внимание: в п. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают; служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам; служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии ЭК организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению.

После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте ссылку на дату и номер протокола ЭК — см.

Акты структурных подразделений В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в году, могут быть включены: документы временных до 10 лет включительно сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с по г. Пример 1 Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам.

Пример 2 Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам в организации, не являющейся источником комплектования.

Фрагмент документа. Табличная часть формы акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению приведенная в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв.

Пример 3 Отражение сдачи документов в качестве макулатуры в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Пример 4 Отражение факта уничтожения документов сотрудниками своей организации в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Пример 5 Отражение переданных в качестве макулатуры документов в табличной части накладной. Сноски Свернуть Показать. Вернуться назад Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве п. Вернуться назад Обычно это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?

Вернуться назад Компании, оказывающие услуги депозитарного хранения документов, обычно осуществляют и уничтожение выделенных документов, при этом они могут составлять отдельный акт о факте уничтожения. Версия для печати Отправить коллеге. Тематика: уничтожение документов акт.

Свернуть форму комментария Комментировать. Подписаться на ответы. Ольга , 9 октября Администратор , 9 января Юлия , 29 октября Юридический справочник руководителя Делопроизводство и документооборот на предприятии Кадровая служба и управление персоналом предприятия Налоговый учёт для бухгалтера Арсенал предпринимателя Перейти к оформлению подписки. После отправки исходящего письма к его оставшейся копии надо прикладывать копии приложений? Когда можно сделать исключение?

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Активировать демодоступ. Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации?

Открыть файл Скачать файл. Файлы в. DOC: Бланк акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения Образец акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Акция месяца 8 88 Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры. Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. У ничтожение документов — важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия. Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:. Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия ЭК устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним актом готовит документы на уничтожение.

Оформляем акты на уничтожение документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала.

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно.

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон. Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом.

.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

.

Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Стела

    Спасибо! Тоже слышал много подобных историй.

  2. ringbucir

    Понимаю, что видео не очень позитивное, но лучше быть готовым заранее.

© 2018-2019 eicc5.ru